Zo kun je gemakkelijk een SharePoint intranet plannen

Wist je dat een SharePoint intranet niet langer een saaie en ongebruiksvriendelijke plek hoeft te zijn? Met SharePoint als intranet krijg je toegang tot een moderne pagina die je bedrijf naar een hoger niveau tilt. Maar wat is een SharePoint intranet eigenlijk? Een SharePoint intranet is een aangepaste pagina waarbij je webonderdelen op de pagina gebruikt.

Een SharePoint intranet is simpelweg een interne website, ook wel de digitale werkplek genoemd, die speciaal voor jouw organisatie is ontworpen. Het biedt allerlei handige functies en mogelijkheden voor het delen van informatie, samen te werken en efficiënt binnen het bedrijf te communiceren. Van het creëren van aantrekkelijke intranetsites tot het beheren van projecten en documenten op aangepaste pagina’s, alles kan binnen dit krachtige platform. Bovendien kun je webonderdelen op moderne pagina’s gebruiken om de functionaliteit verder uit te breiden.

Waarom zou je voor een SharePoint intranet in jouw digitale werkplek kiezen? Nou, omdat het jouw team in staat stelt om op één centrale plek samen te werken, waarbij iedereen gemakkelijk toegang tot belangrijke informatie in de digitale kantooromgeving heeft. Het stroomlijnt processen, verhoogt de productiviteit en bevordert de samenwerking op aangepaste pagina’s en moderne pagina’s tussen collega’s.

Met SharePoint als jouw nieuwe digitale werkplek en intranet ben je klaar om de voordelen van een geavanceerd intern systeem optimaal te benutten. Binnen no time zul je merken hoe dit moderne intranet de manier waarop jij en jouw team werken positief kan veranderen! 

Voordelen van een SharePoint intranet begrijpen

• Verbeterde samenwerking en communicatie binnen het bedrijf:
  • Medewerkers kunnen gemakkelijk samen aan projecten en documenten werken.
  • Directe communicatie via chatfuncties bevordert snelle besluitvorming.
  • Nieuwsfeeds houden medewerkers van belangrijke updates op de hoogte.
• Efficiëntere document beheerprocessen:
  • Documentversies worden automatisch op de digitale werkplek bijgehouden waardoor er over de meest recente versie geen verwarring ontstaat. 
  • Zoeken naar specifieke documenten wordt door geavanceerde zoekfuncties vereenvoudigd.
  • Een digitale werkplek biedt de mogelijkheid om documentbibliotheken als paginabibliotheek voor jouw site te gebruiken. Op deze manier kunnen teams bestanden delen en gezamenlijk op een intranet bewerken. Documentbibliotheken zijn essentiële bouwstenen van jouw pagina.
• Toegang tot relevante informatie en resources op één centrale locatie is voor een digitale werkplek van essentieel belang. Met een intranet kunnen medewerkers van de mogelijkheden die een sitedefinitie biedt profiteren.
  • Bedrijfsnieuws, aankondigingen en belangrijke documenten zijn in een digitale werkplek gemakkelijk voor alle medewerkers toegankelijk. Met een keuze uit vier indelingen kunnen medewerkers eenvoudig selecteren welke informatie zij willen zien.
  • Omdat training- en opleidingsmateriaal met een sitedefinitie kan worden gecentraliseerd kan het selecteren van een digitale werkplek tijd besparen bij het zoeken naar benodigde informatie.
  • Integratie met andere tools zoals e-mail, agenda’s en takenlijsten maakt het beheer van dagelijkse werkzaamheden in een digitale werkplek efficiënter. Bij het selecteren van een sitedefinitie voor een SharePoint site is het belangrijk dat deze tools naadloos kunnen worden geïntegreerd.

Een SharePoint intranet biedt dus een geïntegreerde en gestroomlijnde digitale werkplek waarin je als medewerker effectief kunt samenwerken, documenten kunt beheren en toegang tot belangrijke informatie hebt. Dit resulteert in een verbeterde productiviteit en efficiëntie binnen het bedrijf.

Moderne pagina’s maken en gebruiken op een SharePoint-site

Bij het bouwen van een moderne SharePoint-intranet is het creëren van aantrekkelijke en interactieve webpagina’s voor je digitale werkplek van essentieel belang. Met behulp van moderne sjablonen en ontwerpelementen kun je de pagina’s als gebruiker een frisse uitstraling geven en de betrokkenheid vergroten.

De bouwstenen van je digitale werkplek zijn de verschillende webonderdelen waarmee je inhoud toe kunt voegen. Deze webonderdelen vormen de basis voor het maken van aangepaste pagina’s die aan je specifieke behoeften als gebruiker voldoen. Je kunt bijvoorbeeld een paginabibliotheek voor je site gebruiken waarin je alle pagina’s kunt beheren en organiseren.

De personalisatiemogelijkheid voor individuele gebruikers is een belangrijk aspect van de digitale werkplek. Hierdoor kunnen medewerkers hun eigen startpagina op de SharePoint site met relevante informatie, zoals nieuwsberichten, takenlijsten of documentbibliotheken aanpassen. Dit zorgt ervoor dat iedere gebruiker snel toegang krijgt tot de informatie die hij of zij nodig heeft.

Door moderne SharePoint pagina’s te gebruiken krijg je mogelijkheden om interactie met je collega’s op de digitale werkplek te stimuleren. Onderaan de pagina kunnen opmerkingen worden geplaatst, waardoor zowel discussies als samenwerking wordt bevorderd.

Daarnaast is het belangrijk om te weten hoe je een pagina kunt verwijderen wanneer deze niet langer relevant is. Door naar de je paginabibliotheek te gaan, kun je gemakkelijk een selectie maken en ongewenste pagina’s verwijderen.

Kortom, met een moderne SharePoint pagina kun je aantrekkelijke en interactieve webpagina’s op je intranet maken. Door moderne sjablonen en ontwerpelementen te gebruiken kun je de website als individuele gebruiker personaliseren en webonderdelen toevoegen. Hierdoor kun je pagina’s creëren die voor je werknemers relevant en boeiend zijn.

• Voorbeelden van moderne SharePoint-pagina’s
• Verschillende webonderdelen gebruiken
• Personalisatie opties voor individuele gebruikers
• Opmerkingen onderaan de pagina plaatsen

Planning en inrichting van een intelligent SharePoint intranet

Wanneer je een intelligent SharePoint intranet in wilt richten is het belangrijk om vantevoren de behoeften en doelstellingen van de organisatie te identificeren. Door deze goed te begrijpen, kun je direct handige navigatiestructuren en sitehiërarchieën opzetten die bij de specifieke initiatieven van het bedrijf aansluiten.

Bij het inrichten van een SharePoint intranet is het implementeren van intelligente zoekfunctionaliteiten een belangrijk onderdeel. Hiermee kunnen medewerkers relevante informatie binnen de organisatie snel en efficiënt vinden. Denk hierbij aan functies zoals automatische suggesties, filters en geavanceerde zoekalgoritmes. Met deze functionaliteiten kunnen medewerkers wat ze nodig hebben snel en efficiënt op het SharePoint intranet vinden.

Daarnaast kun je bullet lijsten maken om voorbeelden te geven, zodat je een intelligent SharePoint intranet in kunt richten.

• Creëer aangepaste dashboards voor verschillende teams of afdelingen.
• Gebruik metadata om documenten eenvoudig te categoriseren en terug te vinden. Wanneer je metadata toepast kunnen documenten gemakkelijker worden gecategoriseerd en teruggevonden.
• Implementeer workflows waarmee processen binnen de organisatie kunnen worden gestroomlijnd.
• Integreer externe systemen, zoals CRM-software, om een naadloze gebruikerservaring te creëren. Je kunt verschillende opties gebruiken voor het vormen van webonderdelen, die de bouwstenen van de pagina zijn. Opmerkingen kunnen onder aan de pagina worden toegevoegd en naar de paginabibliotheek worden verplaatst.

Door deze stappen te volgen en rekening te houden met de behoeften en doelstellingen van de organisatie, kan je een intelligent SharePoint intranet opzetten dat voldoet aan de specifieke vereisten en wensen. Zo wordt samenwerking gestimuleerd en kunnen medewerkers efficiënt werken als je binnen de digitale werkomgeving.

Mogelijkheden voor eigen huisstijl en branding

• De weergave aanpassen: Je kunt logo’s, kleurenschema’s en lettertypen die met de huisstijl van jouw organisatie overeenkomen toevoegen. Dit zorgt voor een consistente branding over alle pagina’s binnen het intranet.
• Wijzigen van de weergegeven auteur: Binnen SharePoint kan de weergegeven auteur worden gewijzigd. Hierbij kun je kiezen om alleen de naam of de functie weer te geven.
• Keuze uit vier indelingen: SharePoint biedt verschillende indelingsopties waarmee de structuur en vormgeving van pagina’s kunnen worden aangepast. Zo kun je uit verschillende kolomindelingen en secties kiezen zodat content op een overzichtelijke manier wordt weergegeven.
• Naam wijzigen: Je kunt de naam van het intranet naar iets wat beter bij jouw organisatie past aanpassen. Op deze manier voelt het intranet met een persoonlijke touch echt als onderdeel van jouw bedrijf.

Met deze mogelijkheden voor eigen huisstijl en branding kun je het SharePoint intranet volledig op jouw organisatie afstemmen.

Gegevensbescherming in een SharePoint-omgeving

Gegevensbescherming is in een SharePoint omgeving waarin vertrouwelijke informatie wordt opgeslagen en gedeeld van cruciaal belang. Microsoft SharePoint biedt verschillende beveiligingsmaatregelen zodat gebruikersgegevens veilig zijn en alleen voor geautoriseerde personen toegankelijk zijn. Je kunt voor optimale gegevensbescherming op SharePoint vertrouwen.

Enkele belangrijke beveiligingsmaatregelen die in SharePoint zijn beschikbaar zijn:

• Toegangscontrole: Sitebeheerders kunnen de toegang tot specifieke sites of documenten beperken door je machtigingen aan individuele medewerkers toe te kennen. Hierdoor kan de benodigde informatie alleen door het juiste personeel worden bekeken.
• Machtigingen: Met behulp van machtigingsniveaus kunnen sitebeheerders bepalen welke acties je gebruikers binnen een SharePoint-site uit kunnen voeren. Hiermee kunnen ongeautoriseerde wijzigingen of verwijdering van je gegevens worden voorkomen.
• Versleuteling: Sharepoint gebruikt versleutelingstechnologieën zodat gegevens tijdens verzending en opslag tegen onderschepping of ongewenste toegang worden beschermd. Met Sharepoint kun je erop vertrouwen dat je gegevens veilig zijn.

Daarnaast biedt SharePoint bescherming tegen gegevensverlies of ongeautoriseerde toegang tot vertrouwelijke informatie. Hieronder volgen enkele extra maatregelen die je voor het verwijderen van een pagina kunt nemen.

• Regelmatige back-ups: Door regelmatige back-ups van de SharePoint-infrastructuur te maken, kan je verlies van gegevens in geval van incidenten zoals hardwarestoringen of menselijke fouten voorkomen.
• Beveiligde authenticatie: SharePoint ondersteunt verschillende vormen van beveiligde authenticatie, zoals multi-factor authenticatie en integratie met Active Directory. Hiermee wordt de beveiliging bij het inloggen op de digitale werkplek verhoogt wat voor extra bescherming zorgt.
• Monitoring en auditing: Sitebeheerders kunnen monitoringtools gebruiken om activiteiten binnen SharePoint-sites te volgen en verdachte gedragingen te identificeren. Je kunt ook auditingfunctionaliteit gebruiken waarmee je wijzigingen in documenten of machtigingen bij kunt houden.

Conclusie: Implementatie en optimalisatie van een SharePoint intranet

Het plannen en inrichten van een intelligent SharePoint intranet is voor je organisatie van essentieel belang. Je kunt het intranet volledig met je huisstijl en branding in lijn brengen, zodat medewerkers zich op het platform direct thuis voelen.

Gegevensbescherming is uiteraard ook binnen een SharePoint omgeving belangrijk. Met de juiste maatregelen kun je ervoor zorgen dat vertrouwelijke informatie veilig wordt opgeslagen en alleen voor geautoriseerde gebruikers toegankelijk is.

Kortom, door een SharePoint intranet te gebruiken kunnen organisaties van efficiëntere communicatie, betere samenwerking tussen teams en verbeterde kennisdeling profiteren. Wil jij ook van deze voordelen profiteren? Neem dan vandaag nog actie en implementeer een SharePoint intranet in jouw organisatie! Je zult versteld staan van de resultaten die je met je eigen SharePoint intranet kunt behalen.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de belangrijkste voordelen van een SharePoint intranet?

Een SharePoint intranet biedt voordelen zoals verbeterde communicatie, efficiëntere samenwerking en betere kennisdeling binnen jouw organisatie. Met je eigen SharePoint intranet kun je informatie gemakkelijk delen waardoor je makkelijker met je collega’s kunt samenwerken. Je kunt documenten uploaden, bewerken en delen, waardoor de communicatie tussen teamleden wordt verbeterd. Daarnaast kun je nieuws en updates gemakkelijk via je intranet delen.

Kan ik mijn SharePoint intranet aan de huisstijl van mijn bedrijf aanpassen?

Ja, met SharePoint kun je het intranet volledig op de huisstijl en branding van jouw bedrijf aanpassen. Met SharePoint kun je je intranet personaliseren en aan je eigen wensen en behoeften aanpassen. Je kunt de kleuren, lettertypen en logo’s van je bedrijf eenvoudig in het ontwerp van je intranet integreren. Door de verschillende sjablonen en thema’s die SharePoint biedt te gebruiken kun je het intranet de gewenste uitstraling geven. 

Hoe zorg ik in een SharePoint-omgeving voor gegevensbescherming?

Door de juiste maatregelen te treffen, zoals toegangsrechten in te stellen en beveiligingsinstellingen te nemen kun je de vertrouwelijke informatie veilig in een SharePoint omgeving opslaan. 

Wat is het belang van moderne pagina’s op een SharePoint-site?

Met moderne pagina’s kan informatie op een overzichtelijke en aantrekkelijke manier aan medewerkers worden gepresenteerd waardoor zij gemakkelijk toegang tot relevante informatie hebben.

Hoe kan ik een intelligent SharePoint intranet plannen en implementeren?

Voordat je een intelligent SharePoint intranet gaat plannen en implementeren moeten de specifieke behoeften van jouw organisatie worden geïdentificeerd. Vervolgens kun je strategische keuzes maken waarmee je deze behoeften kunt vervullen. Dit is belangrijk voor het opzetten van een intelligent SharePoint intranet die perfect op de behoeften aansluit.