Wat is SharePoint en waarvoor kun je het gebruiken?

Ben je bekend met het intranet? En heb je ooit van SharePoint gehoord? Dit platform biedt een omgeving waarin informatie op een efficiënte manier kan worden gedeeld en beheerd. Het is veel meer dan alleen een intranet. Maar waarom is kennis over SharePoint voor documentenopslag in jouw organisatie relevant? Ontdek het in dit artikel.

Met SharePoint kunnen organisaties documentenopslag in de vorm van bibliotheken creëren. Hier kunnen belangrijke documenten en bestanden centraal worden opgeslagen. Microsoft Office is beschikbaar voor samenwerking, zowel binnen als buiten de organisatie. Wil je meer over de vele mogelijkheden die SharePoint biedt weten? Lees dit artikel en ontdek hoe SharePoint jouw bedrijf met documentenopslag in plaats van verspreide bestanden naar een hoger niveau kan tillen.

Laat ons je aan de hand nemen en ontdek hoe SharePoint jouw organisatie bij het effectief delen van informatie en het verbeteren van de samenwerking kan helpen. Met SharePoint kun je documentenopslag gemakkelijk beheren en binnen veel organisaties delen. 

Wat is SharePoint?

Een aantal belangrijke kenmerken van SharePoint zijn:

• Documentbeheer: Met SharePoint kunnen gebruikers documenten op een gestructureerde manier opslaan, delen en beheren. Voor meer informatie over documentbeheer en een lijst met veel organisaties die SharePoint gebruiken, kun je bij jouw organisatie terecht.
• Samenwerking: Met het moderne SharePoint platform kun je binnen jouw organisatie samen aan projecten en documenten werken. Je kunt zelfs met meerdere mensen tegelijkertijd wijzigingen in hetzelfde document aanbrengen. 
• Communicatie: SharePoint biedt verschillende tools voor interne communicatie binnen het intranet van jouw organisatie. Denk aan discussieforums, aankondigingen en nieuwsbrieven. Je kunt deze tools gebruiken om met collega’s in jouw omgeving te communiceren. Daarnaast kun je informatie via een tabel delen.
• Jouw organisatie kan binnen SharePoint sites maken voor specifieke projecten of om afdelingen te organiseren. Dit intranet biedt voor het presenteren van informatie een overzichtelijke omgeving.
• Met behulp van SharePoint kunnen gebruikers documenten in bibliotheken bewaren en delen. Hierdoor heb in een moderne SharePoint omgeving altijd toegang tot de meest recente versie van een bestand.
• Lijsten: Binnen een SharePoint omgeving met SharePoint services kun je gegevens met behulp van lijsten gestructureerd in een tabel zoals takenlijsten of contactpersonen bijhouden.

Met SharePoint kan je een tabel zowel lokaal (met SharePoint Server) als in de cloud (met SharePoint Online) hosten. Het platform biedt verschillende services die aanvullende functionaliteit aan je intranet implementatie toevoegen.

Kortom, met SharePoint kun je jouw documentbeheer, samenwerking en communicatie binnen jouw organisatie verbeteren. Het is een krachtig hulpmiddel dat door Microsoft wordt ondersteund en kan aan de specifieke behoeften van het bedrijf worden aangepast. Je kunt SharePoint als intranet gebruiken om efficiënter te werken en informatie makkelijker te delen.

Voordelen van SharePoint

Voor een intranet biedt SharePoint verschillende voordelen waarmee de productiviteit van een team kan worden verhoogd en bedrijfsprocessen kunnen worden gestroomlijnd. Enkele belangrijke voordelen van SharePoint voor je intranet zijn:

• Door efficiënte samenwerking en gedeelde documenten kun je de productiviteit op het intranet optimaliseren. Met SharePoint kunnen teamleden gemakkelijk aan projecten samenwerken, documenten delen en real-time wijzigingen bijhouden. Dit bevordert een vlotte workflow en zorgt ervoor dat iedereen altijd toegang tot de meest recente versie van bestanden op het intranet heeft.
• SharePoint fungeert voor het opslaan en organiseren van documenten, presentaties, spreadsheets en andere bedrijfsinformatie op het intranet als een centrale hub. Of je nu op kantoor werkt of onderweg bent, je hebt via de webbrowser of mobiele app altijd toegang tot je bestanden. SharePoint zorgt onafhankelijk van locatie of apparaat voor centrale opslag en toegankelijkheid van informatie.
• Met SharePoint kun je workflows eenvoudig creëren om repetitieve taken op het intranet te automatiseren en bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Dit bespaart tijd en minimaliseert menselijke fouten bij het goedkeuringsproces voor documenten of het volgen van taaktoewijzingen binnen een team op het intranet.

Door SharePoint te gebruiken profiteer je dus niet alleen van efficiënte samenwerking en gedeelde documentatie, maar ook van een centrale opslagplaats voor informatie en geautomatiseerde workflows. Dit kan de productiviteit van je team aanzienlijk verbeteren en voor een gestroomlijnde werkomgeving zorgen.

Gebruik SharePoint voor samenwerking

SharePoint is een krachtig platform dat door veel organisaties wordt gebruikt om de samenwerking binnen de organisatie te verbeteren. Met SharePoint kunnen jouw medewerkers effectief en efficiënt samenwerken, waardoor de productiviteit en betrokkenheid kunnen worden verhoogd. Hieronder staan enkele manieren waarop SharePoint kan worden gebruikt om de samenwerking binnen jouw organisatie te verbeteren:

• De mogelijkheid tot real-time co-auteurschap voor documenten: Met SharePoint kunnen collega’s tegelijkertijd aan hetzelfde document werken, waardoor real-time co-auteurschap mogelijk is. Dit betekent dat meerdere mensen zonder dat er conflicten ontstaan tegelijkertijd wijzigingen in een document aan kunnen brengen. Dit bevordert de samenwerking en zorgt ervoor dat iedereen altijd toegang tot de meest recente versie van het document heeft.
• Discussieforums en sociale functies bevorderen de communicatie en betrokkenheid in een team: SharePoint biedt verschillende sociale functies, zoals discussieforums en nieuwsfeeds, die de communicatie en betrokkenheid van teamleden bevorderen. Medewerkers kunnen via deze kanalen ideeën delen, vragen stellen en feedback geven. Dit stimuleert open communicatie tussen collega’s en draagt bij aan een positieve werkomgeving.
• Takenlijsten, kalenders en agenda’s delen voor het ondersteunen van de projectmanagement: Met SharePoint kun je takenlijsten, kalenders en agenda’s met jouw teamleden delen. Dit helpt bij het organiseren van projecten, het toewijzen van taken en deadlines bij te houden. Door deze informatie centraal te delen, kan iedereen binnen het team van de voortgang op de hoogte blijven waardoor projecten efficiënt kunnen worden beheerd.

SharePoint is een waardevol hulpmiddel waarmee samenwerking binnen jouw organisatie kan worden verbeterd. Of je nu bij een groot bedrijf of een kleinere organisatie werkt, SharePoint biedt diverse functies en mogelijkheden waarmee de productiviteit en betrokkenheid van jouw medewerkers kunnen worden vergroot. Door SharePoint te gebruiken kun je de manier waarop jouw team samenwerkt transformeren en zo succesvolle resultaten behalen.

De mogelijkheden van SharePoint

• Creëren van intranetportalen voor interne communicatie en kennisdeling: Met SharePoint kan eenvoudig een intranetportaal worden opgezet waarmee medewerkers informatie kunnen delen, nieuws kunnen publiceren en documenten op kunnen slaan. Dit zorgt voor een betere interne communicatie en maakt het gemakkelijker om kennis binnen de organisatie te delen.
• Ontwikkeling van aangepaste apps met behulp van Power Apps: Met Power Apps, een krachtige tool binnen SharePoint, kunnen aangepaste apps zonder dat je programmeerkennis nodig heeft ontwikkelen. Hiermee kun je specifieke workflows automatiseren of gegevens op een manier verzamelen die bij de behoeften van de organisatie aansluit.
• Integratie met andere Microsoft-producten zoals Teams, Outlook en OneDrive: SharePoint is naadloos met andere Microsoft-producten geïntegreerd. Hierdoor kunnen bestanden makkelijker worden gedeeld en kan er eenvoudig met anderen aan documenten worden samen gewerkt en kunnen agenda’s worden bijgehouden. Je kunt bestanden rechtstreeks in OneDrive opslaan of vergaderingen via Outlook plannen.

Met de moderne SharePoint zijn er nog meer mogelijkheden beschikbaar:

• Documentenopslag: Je kunt al jouw bestanden veilig in SharePoint bewaren, zodat ze altijd voor de juiste personen toegankelijk zijn. Bestanden kunnen makkelijk in mappen en submappen worden georganiseerd zodat je ze wanneer je ze nodig hebt snel terug kunt vinden. 
• Zoeken: Met de krachtige zoekfunctionaliteit van SharePoint kun je de informatie die je nodig hebt snel en eenvoudig vinden. Je kunt naar specifieke documenten, lijsten of zelfs inhoud binnen een document zoeken.
• Lijst maken: Met SharePoint kunnen aangepaste lijsten worden gemaakt waarmee gegevens, taken of projecten kunnen worden bijgehouden. Hierdoor kan informatie gemakkelijk gestructureerd worden opgeslagen en beheerd.

Implementatie en beheer van SharePoint

SharePoint is een veelzijdig platform waarmee informatie binnen organisaties kan worden gedeeld en beheerd. Bij de implementatie en het beheer van SharePoint zijn er verschillende aspecten waarmee je rekening moet houden.

Installatie op lokale servers of de cloudversie (SharePoint Online) gebruiken

Bij de implementatie van SharePoint kun je tussen de installatie op lokale servers ofde cloudversie, SharePoint Online kiezen. Beide opties hebben hun eigen voordelen en overwegingen. Je kunt de SharePoint omgeving lokaal hosten, maar je kunt ook de Cloud versie, SharePoint Online gebruiken.

• Lokale servers: Hierbij wordt SharePoint op de eigen servers van de organisatie geïnstalleerd. Dit biedt meer controle over de infrastructuur en kan voor organisaties met specifieke vereisten op het gebied van beveiliging, compliance of integraties met andere systemen geschikt zijn.
• SharePoint Online: Dit is de cloudversie van SharePoint die door Microsoft wordt gehost. Het biedt zonder dat er eigen hardware of onderhoud nodig is flexibiliteit, schaalbaarheid en gemakkelijke toegang tot SharePoint functionaliteiten.

Beveiligingsmaatregelen implementeren voor het beschermen van gevoelige informatie

Om je gevoelige informatie tegen ongeautoriseerde toegang te beschermen is het implementeren van adequate beveiligingsmaatregelen bij het gebruik van SharePoint van essentieel belang. Enkele belangrijke maatregelen zijn:

• Toegangsbeheer: Door strikte toegangsrechten in te stellen krijgen alleen geautoriseerde gebruikers toegang tot specifieke inhoud dat in SharePoint is opgeslagen.
• Versleuteling: Door gegevens tijdens opslag en verzending te versleutelen krijg je extra beveiliging tegen onderschepping en misbruik.
• Auditing: Door activiteiten binnen SharePoint bij te houden en te controleren kun je eventuele beveiligingsinbreuken of ongebruikelijke activiteiten makkelijker identificeren.

Onderhoudstaken uitvoeren zoals updates, back-ups en gebruikersbeheer

Conclusie: De kracht van SharePoint

SharePoint is een krachtig platform dat organisaties helpt bij het beheren, delen en samen aan documenten en informatie kunnen werken. Met SharePoint kunnen je teams efficiënter werken, de productiviteit verhogen en betere resultaten behalen.

De voordelen van SharePoint zijn talrijk. Het stelt je in staat om documenten op een georganiseerde manier te bewaren, zodat je ze wanneer dat nodig is gemakkelijk terug kunt vinden. Bovendien biedt SharePoint mogelijkheden voor versiebeheer, zodat jij en je teamleden altijd toegang tot de meest recente versie van een document hebben.

Een ander groot voordeel van SharePoint is de mogelijkheid om met anderen samen te werken. Gebruikers kunnen tegelijkertijd aan dezelfde documenten werken, wijzigingen volgen en feedback geven. Dit bevordert de communicatie en maakt samenwerken effectiever.

Daarnaast biedt SharePoint verschillende functionaliteiten die organisaties kunnen gebruiken, zoals het creëren van intranetpagina’s, het opzetten van workflows en de integratie met andere Microsoft-producten zoals Outlook en Teams. Je kunt je intranetpagina’s gemakkelijk beheren en met je collega’s delen. Je kunt ook efficiënt samenwerken door workflows op te zetten en taken aan je teamleden toe te wijzen. Bovendien kun je je e-mail en chatgesprekken met Outlook en Teams organiseren en synchroniseren.

De implementatie en het beheer van SharePoint kan uitdagend zijn, maar met de juiste kennis en ondersteuning kan dit proces soepel verlopen. Het is belangrijk om in training voor medewerkers te investeren om alle mogelijkheden die SharePoint je te bieden heeft optimaal te gebruiken.

Kortom, SharePoint is een waardevol instrument voor organisaties die efficiënt samen willen werken, informatie willen delen en hun productiviteit willen verhogen. Door SharePoint te gebruiken kunnen teams hun doelen sneller bereiken en succesvoller zijn in hun werk.

Veelgestelde vragen (FAQs)

Kan SharePoint met andere Microsoft-producten worden geïntegreerd?

Ja, SharePoint kan naadloos met andere Microsoft-producten zoals Outlook en Teams worden geïntegreerd. Hierdoor kunnen documenten gemakkelijker worden gedeeld, kun je makkelijker samenwerken en kan communicatie worden gestroomlijnd.

Is SharePoint geschikt voor kleine bedrijven?

Absoluut! SharePoint is schaalbaar en kan aan de behoeften van zowel kleine als grote bedrijven worden aangepast. Het biedt een flexibel platform dat groeit met jouw organisatie.

Hoe veilig is SharePoint voor het bewaren van vertrouwelijke informatie?

SharePoint heeft uitgebreide beveiligingsmaatregelen ingebouwd waardoor vertrouwelijke informatie veilig kan worden opgeslagen. Je kunt toegangsrechten instellen, documentversies bijhouden en gevoelige informatie beschermen.

Kan ik externe gebruikers toegang geven tot mijn SharePoint-site?

Ja, je kunt externe gebruikers toegang geven tot specifieke delen van jouw SharePoint-site. Hierdoor kunnen zij zonder volledige toegang tot jouw interne systemen samen aan projecten werken.

Wordt SharePoint regelmatig met nieuwe functies bijgewerkt?

Absoluut! SharePoint is een dynamisch platform dat voortdurend wordt verbeterd en met nieuwe functies wordt geüpdatet. Het team achter SharePoint werkt hard zodat gebruikers altijd toegang tot de nieuwste en meest innovatieve mogelijkheden hebben. Of het nu om verbeterde samenwerkingsmogelijkheden, geavanceerde zoekfunctionaliteiten of betere integratie met andere Microsoft-producten gaat, SharePoint blijft evolueren om aan de behoeften van moderne bedrijven te voldoen. Door regelmatig updates uit te brengen, zorgt SharePoint ervoor dat gebruikers in de digitale wereld altijd voorop blijven lopen. Dus als je naar een platform op zoek bent dat constant innoveert en bijwerkt, dan is SharePoint voor jouw bedrijf de ideale keuze!